หน่วยที่ 4 การจัดการข้อมูลด้วยคิวรี

หน่วยที่ 2 ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Access
เรื่อง ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access

_________________________________________________________________                               

โปรแกรม Microsoft Access 2013

          เป็นโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database Management) ที่มีความสามารถทั้งจัดการฐานข้อมูลและสร้างโปรแกรมในตัวเดียวกัน จึงเหมาะสำหรับนักศึกษาที่จะเรียนรู้และพัฒนาโปรแกรมไว้ใช้งาน รวมถึงผู้ใช้ที่ไม่มีความรู้ในเรื่องการเขียนโปรแกรมมากนัก เนื่องจากมีวิธีการใช้งานง่ายและสะดวกต่อผู้ใช้

วิธีเข้าโปรแกรม Microsoft Access 2013

1. Start  ->  all program ->   Microsoft Office 2013 ->    Access 2013

2. พิมพ์ ใน search programs and files  คำว่า “access 2013”

3. Icon Access 2013  หน้า desktop

เมื่อเข้าโปรแกรม จะปรากฏหน้าจอดังภาพที่ 1

ภาพที่ 1 หน้าต่างเริ่มต้นของโปรแกรม Microsoft Office 2013

วิธีการสร้างฐานข้อมูล

วิธีการสร้างฐานข้อมูลมี 2 แบบ คือ

1. สร้างฐานข้อมูลเปล่า (Blank database)

เพื่อกำหนดรูปแบบของโครงสร้างฐานข้อมูลด้วยตนเองโดยการคลิกเลือก Blank database ตั้งชื่อฐานข้อมูลที่จะสร้างขึ้นใหม่ และ คลิกปุ่ม Create เพื่อสร้างฐานข้อมูล ดังภาพที่ 2  

ภาพที่ 2 วิธีการสร้างฐานข้อมูลเปล่า

เมื่อคลิกเลือก Blank database จะปรากฏดังภาพที่ 3

ภาพที่ 3 ฐานข้อมูลเปล่า

2. สร้างฐานข้อมูลจากแม่แบบ (Sample templates)

          ที่โปรแกรมเตรียมไว้หลายรูปแบบสำหรับการใช้งานในด้านต่างๆ เช่น ฐานข้อมูลบุคลากร (Personal) ฐานข้อมูลทางการศึกษา (Education) และฐานข้อมูลการเงิน (Finance) เป็นต้น โดยทำตามขั้นตอนไปทีละขั้นเมื่อเสร็จแล้วจะได้ไฟล์ฐานข้อมูลที่นำไปใช้งานได้ทันที ถ้าต้องการแก้ไขปรับปรุงก็สามารถทำได้ในภายหลัง ซึ่งมีวิธีการสร้างโดยการคลิกเลือก Sample templates จะปรากฏภาพที่ 4 แต่ต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตด้วย เพื่อเชื่อมต่อกับเว็บ Office.com

ภาพที่ 4 วิธีสร้างฐานข้อมูลจากแม่แบบ

ส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม Access 2013

ภาพที่ 5 ส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Access 2013

ตารางที่ 1 หน้าที่ของส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Access 2013

ส่วนประกอบ	หน้าที่การทำงาน
Tab File	รวบรวมชุดคำสั่งในการจัดการฐานข้อมูล เช่น การสร้างการบันทึก การพิมพ์การสำรองการตั้งค่า Access 2010
Quick Access Toolbar	แถบเครื่องมือที่ได้รวบรวมปุ่มที่ใช้งานบ่อยๆเอาไว้เพื่อช่วยให้ทำงาน สะดวกรวดเร็วขึ้น และสามารถเพิ่มหรือลดปุ่มเครื่องมือเหล่านี้ได
แถบชื่อเรื่อง (Title Bar)	แถบแสดงชื่อเรื่องและเวอร์ชั่นของโปรแกรม
ริบบอน (Ribbon)	แบ่งกลุ่มการทำงานหลักๆไว้ด้วยกัน มีริบบอน Home, Create, External Data, Database Tools, Fields, Tables
บานหน้าต่างนำทาง(Navigation Pane)	แสดงสิ่งต่างๆ ที่ได้มีการสร้างขึ้น เช่น Table, Query, Form, Report เป็นต้น สามารถซ่อนและเปิดใหม่ได้
Document Window	พื้นที่หลักที่ใช้ในการทำงาน

การทำงานของเมนูแบบริบบอน (Ribbon)

          คำสั่งทั้งหมดที่ใช้งานจะอยู่บนแถบสี่เหลี่ยมผืนผ้าตรงส่วนบนที่เรียกว่า ริบบอน (Ribbon) ซึ่งในการเรียกใช้งานคำสั่งต่างๆ จะสะดวกและรวดเร็วกว่าการเรียกใช้คำสั่งในเมนูแบบลำดับชั้นหรือเมนูแบบ pull down

1. Tab home

Tab Home เป็นแท็บที่รวบรวมคำสั่งเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลบนหน้าจอ ซึ่งแบ่งออกเป็นกลุ่มต่างๆ ดังนี้

-          View: ใช้แสดงมุมมองต่างๆ เช่น มุมมองการแสดงข้อมูล และมุมมองการออกแบบ เป็นต้น

-          Clipboard: คัดลอก เคลื่อนย้าย และวางข้อมูลในตำแหน่งที่ต้องการ

-          Sort & Filter: เรียงข้อมูลและกรองข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนด

-          Record: กลุ่มคำาสั่งทำงานกับเรคคอร์ด

-          Find: ค้นหาและแทนที่ข้อมูล

-          Text Formatting: จัดแบบตัวอักษร ย่อหน้า เป็นต้น

2. Tab Create

Tab Create ประกอบด้วยคำสั่งที่ใช้งานการเริ่มต้นสร้างส่วนต่างๆ ของฐานข้อมูล ได้แก่

-          Tables: เป็นกลุ่มคำสั่งในการสร้างตารางข้อมูล

-          Queries: เป็นกลุ่มคำสั่งในการสร้างแบบสอบถามข้อมูล

-          Forms: เป็นกลุ่มคำสั่งในการสร้างฟอร์ม

-          Reports: เป็นกลุ่มคำสั่งในการสร้างรายงาน

          Macro & Module: เป็นกลุ่มคำสั่งในการสร้าง Macro และ Module

3. Tab External Data

Tab External Data รวบรวมคำสั่งในการนำเข้าหรือส่งออกข้อมูล ซึ่งแบ่งออกเป็นกลุ่มต่างๆ ดังนี้

-          Import & Link: นำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล Microsoft Access หรือ Microsoft Excel

-          Export: ส่งฐานข้อมูลออกเป็น Microsoft Access, Microsoft Excel, HTML เป็นต้น

-          Collect Data: สร้างและจัดการ E-mail ร่วมกับโปรแกรม Microsoft Outlook

4. Tab Database Tools

Tab Database Tools รวบรวมคำสั่งในการจัดการฐานข้อมูล ได้แก่

-          Tools: คำสั่งที่ใช้ในการบีบอัดและซ่อมแซมฐานข้อมูล

-          Macro: คำสั่งที่ใช้ร่วมกับ Macro การแปลง Macro ให้เป็นคำสั่งในภาษา Visual Basic

-          Relationships: สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง

-          Analyze: ทำหน้าที่ตรวจสอบและวิเคราะห์ประสิทธิภาพในการทำงานของฐานข้อมูล

-          Move Data: คำสั่งที่ใช้ในการติดต่อระหว่าง Access กับ SQL Server

การจัดเก็บข้อมูล

1. การจัดเก็บไฟล์เป็น .accdb และ .mdb ถ้าจะเก็บไฟล์แทนที่ไฟล์เดิม ให้ใช้คำสั่ง Save ถ้าจะเก็บไฟล์ใหม่โดยชนิดไฟล์ เหมือนเดิม ใช้ Save Database As แต่ถ้าจะเลือกชนิดไฟล์ต่างจากเดิม ใช้คำสั่ง Save & Publish โดยสามารถเลือกรูปแบบที่ต้องการจัดเก็บได้ดังนี้ - Access Database จะจัดเก็บเป็นไฟล์ .accdb (Access2007) - Access 2002-2003 Database จะจัดเก็บเป็นไฟล์.mdb - Access 2000 Database จะจัดเก็บเป็นไฟล์.mdb

2. การจัดเก็บไฟล์เป็น .accdt (template) ไฟล์ฐานข้อมูลที่จะนำมาสร้าง template ต้องเป็นไฟล์ .accdb เท่านั้น ในการจัดเก็บ ไฟล์ให้ใช้คำาสั่ง Save & Publish แล้วคลิกเลือกรูปแบบ Template โปรแกรมจะจัดเก็บเป็นไฟล์ .accdt