Unit 2 ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Access

หน่วยที่ 2 ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม  Microsoft Access    
__________________________________________________________________

โปรแกรม Microsoft Access 2013

          เป็นโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database Management) ที่มีความสามารถทั้งจัดการฐานข้อมูลและสร้างโปรแกรมในตัวเดียวกัน จึงเหมาะสำหรับนักศึกษาที่จะเรียนรู้และพัฒนาโปรแกรมไว้ใช้งาน รวมถึงผู้ใช้ที่ไม่มีความรู้ในเรื่องการเขียนโปรแกรมมากนัก เนื่องจากมีวิธีการใช้งานง่ายและสะดวกต่อผู้ใช้

วิธีเข้าโปรแกรม Microsoft Access 2013
1. Start  ->  all program ->   Microsoft Office 2013 ->    Access 2013
2. พิมพ์ ใน search programs and files  คำว่า “access 2013”
3. Icon Access 2013  หน้า desktop
เมื่อเข้าโปรแกรม จะปรากฏหน้าจอดังภาพที่ 1
ภาพที่ 1 หน้าต่างเริ่มต้นของโปรแกรม Microsoft Office 2013

วิธีการสร้างฐานข้อมูล
วิธีการสร้างฐานข้อมูลมี 2 แบบ คือ
1. สร้างฐานข้อมูลเปล่า (Blank database)
เพื่อกำหนดรูปแบบของโครงสร้างฐานข้อมูลด้วยตนเองโดยการคลิกเลือก Blank database ตั้งชื่อฐานข้อมูลที่จะสร้างขึ้นใหม่ และ คลิกปุ่ม Create เพื่อสร้างฐานข้อมูล ดังภาพที่ 2  
ภาพที่ 2 วิธีการสร้างฐานข้อมูลเปล่า

เมื่อคลิกเลือก Blank database จะปรากฏดังภาพที่ 3
ภาพที่ 3 ฐานข้อมูลเปล่า


2. สร้างฐานข้อมูลจากแม่แบบ (Sample templates)
          ที่โปรแกรมเตรียมไว้หลายรูปแบบสำหรับการใช้งานในด้านต่างๆ เช่น ฐานข้อมูลบุคลากร (Personal) ฐานข้อมูลทางการศึกษา (Education) และฐานข้อมูลการเงิน (Finance) เป็นต้น โดยทำตามขั้นตอนไปทีละขั้นเมื่อเสร็จแล้วจะได้ไฟล์ฐานข้อมูลที่นำไปใช้งานได้ทันที ถ้าต้องการแก้ไขปรับปรุงก็สามารถทำได้ในภายหลัง ซึ่งมีวิธีการสร้างโดยการคลิกเลือก Sample templates จะปรากฏภาพที่ 4 แต่ต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตด้วย เพื่อเชื่อมต่อกับเว็บ Office.com
ภาพที่ 4 วิธีสร้างฐานข้อมูลจากแม่แบบ

ส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม Access 2013
ภาพที่ 5 ส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Access 2013

ตารางที่ 1 หน้าที่ของส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Access 2013
ส่วนประกอบ
หน้าที่การทำงาน
Tab File
รวบรวมชุดคำสั่งในการจัดการฐานข้อมูล เช่น การสร้างการบันทึก การพิมพ์การสำรองการตั้งค่า Access 2010
Quick Access Toolbar
แถบเครื่องมือที่ได้รวบรวมปุ่มที่ใช้งานบ่อยๆเอาไว้เพื่อช่วยให้ทำงาน สะดวกรวดเร็วขึ้น และสามารถเพิ่มหรือลดปุ่มเครื่องมือเหล่านี้ได
แถบชื่อเรื่อง (Title Bar)
แถบแสดงชื่อเรื่องและเวอร์ชั่นของโปรแกรม
ริบบอน (Ribbon)
แบ่งกลุ่มการทำงานหลักๆไว้ด้วยกัน มีริบบอน Home, Create, External Data, Database Tools, Fields, Tables
บานหน้าต่างนำทาง (Navigation Pane)
แสดงสิ่งต่างๆ ที่ได้มีการสร้างขึ้น เช่น Table, Query, Form, Report เป็นต้น สามารถซ่อนและเปิดใหม่ได้
Document Window
พื้นที่หลักที่ใช้ในการทำงาน

การทำงานของเมนูแบบริบบอน (Ribbon)
          คำสั่งทั้งหมดที่ใช้งานจะอยู่บนแถบสี่เหลี่ยมผืนผ้าตรงส่วนบนที่เรียกว่า ริบบอน (Ribbon) ซึ่งในการเรียกใช้งานคำสั่งต่างๆ จะสะดวกและรวดเร็วกว่าการเรียกใช้คำสั่งในเมนูแบบลำดับชั้นหรือเมนูแบบ pull down

1. Tab home

Tab Home เป็นแท็บที่รวบรวมคำสั่งเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลบนหน้าจอ ซึ่งแบ่งออกเป็นกลุ่มต่างๆ ดังนี้
-          View: ใช้แสดงมุมมองต่างๆ เช่น มุมมองการแสดงข้อมูล และมุมมองการออกแบบ เป็นต้น
-          Clipboard: คัดลอก เคลื่อนย้าย และวางข้อมูลในตำแหน่งที่ต้องการ
-          Sort & Filter: เรียงข้อมูลและกรองข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนด
-          Record: กลุ่มคำาสั่งทำงานกับเรคคอร์ด
-          Find: ค้นหาและแทนที่ข้อมูล
-          Text Formatting: จัดแบบตัวอักษร ย่อหน้า เป็นต้น

2. Tab Create


Tab Create ประกอบด้วยคำสั่งที่ใช้งานการเริ่มต้นสร้างส่วนต่างๆ ของฐานข้อมูล ได้แก่
-          Tables: เป็นกลุ่มคำสั่งในการสร้างตารางข้อมูล
-          Queries: เป็นกลุ่มคำสั่งในการสร้างแบบสอบถามข้อมูล
-          Forms: เป็นกลุ่มคำสั่งในการสร้างฟอร์ม
-          Reports: เป็นกลุ่มคำสั่งในการสร้างรายงาน
          Macro & Module: เป็นกลุ่มคำสั่งในการสร้าง Macro และ Module

3. Tab External Data


Tab External Data รวบรวมคำสั่งในการนำเข้าหรือส่งออกข้อมูล ซึ่งแบ่งออกเป็นกลุ่มต่างๆ ดังนี้
-          Import & Link: นำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล Microsoft Access หรือ Microsoft Excel
-          Export: ส่งฐานข้อมูลออกเป็น Microsoft Access, Microsoft Excel, HTML เป็นต้น
-          Collect Data: สร้างและจัดการ E-mail ร่วมกับโปรแกรม Microsoft Outlook

4. Tab Database Tools



Tab Database Tools รวบรวมคำสั่งในการจัดการฐานข้อมูล ได้แก่
-          Tools: คำสั่งที่ใช้ในการบีบอัดและซ่อมแซมฐานข้อมูล
-          Macro: คำสั่งที่ใช้ร่วมกับ Macro การแปลง Macro ให้เป็นคำสั่งในภาษา Visual Basic
-          Relationships: สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง
-          Analyze: ทำหน้าที่ตรวจสอบและวิเคราะห์ประสิทธิภาพในการทำงานของฐานข้อมูล
-          Move Data: คำสั่งที่ใช้ในการติดต่อระหว่าง Access กับ SQL Server

การจัดเก็บข้อมูล
1. การจัดเก็บไฟล์เป็น .accdb และ .mdb ถ้าจะเก็บไฟล์แทนที่ไฟล์เดิม ให้ใช้คำสั่ง Save ถ้าจะเก็บไฟล์ใหม่โดยชนิดไฟล์ เหมือนเดิม ใช้ Save Database As แต่ถ้าจะเลือกชนิดไฟล์ต่างจากเดิม ใช้คำสั่ง Save & Publish โดยสามารถเลือกรูปแบบที่ต้องการจัดเก็บได้ดังนี้ - Access Database จะจัดเก็บเป็นไฟล์ .accdb (Access2007) - Access 2002-2003 Database จะจัดเก็บเป็นไฟล์.mdb - Access 2000 Database จะจัดเก็บเป็นไฟล์.mdb
2. การจัดเก็บไฟล์เป็น .accdt (template) ไฟล์ฐานข้อมูลที่จะนำมาสร้าง template ต้องเป็นไฟล์ .accdb เท่านั้น ในการจัดเก็บ ไฟล์ให้ใช้คำาสั่ง Save & Publish แล้วคลิกเลือกรูปแบบ Template โปรแกรมจะจัดเก็บเป็นไฟล์ .accdt


โพสต์ยอดนิยมจากบล็อกนี้

รูปภาพ
หน่วยที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับฐานข้อมูล เรื่อง ความสัมพันธ์ (Relationship) _________________________________________________________________                                ความสัมพันธ์ ( Relationships) ความสัมพันธ์ ( Relationships)  หมายถึง ความสัมพันธ์ระหว่างตารางหรือเอนทิตี้ เช่น ความสัมพันธ์ระหว่างตารางประชาชน และ ตารางผู้เสียภาษี ดังตาราง ตารางข้อมูลประชาชน ตารางข้อมูลผู้เสียภาษี ในเมื่อตารางทั้งสองมีหมายเลขประจำตัวประชาชนเหมือนกัน ความสัมพันธ์จึงเกิดขึ้นโดยมีหมายเลขประจำตัวเป็นตัวเชื่อมความสัมพันธ์ระหว่างตาราง และเขียนในรูปแบบของเอนทิตี้ได้ดังนี้ ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ อาจแบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ       1.         ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่ง ( One-to-one Relationships)       2.         ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม ( one-to-many Relationships)   ...
เปิดสิ !!
รูปภาพ
หน่วยที่ 2 ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Access เรื่อง ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access _________________________________________________________________                                โปรแกรม  Microsoft Access 2013            เป็นโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ( Relational Database Management)  ที่มีความสามารถทั้งจัดการฐานข้อมูลและสร้างโปรแกรมในตัวเดียวกัน จึงเหมาะสำหรับนักศึกษาที่จะเรียนรู้และพัฒนาโปรแกรมไว้ใช้งาน รวมถึงผู้ใช้ที่ไม่มีความรู้ในเรื่องการเขียนโปรแกรมมากนัก เนื่องจากมีวิธีการใช้งานง่ายและสะดวกต่อผู้ใช้ วิธีเข้าโปรแกรม  Microsoft Access 2013 1. Start  ->  all program ->   Microsoft Office 2013 ->    Access 2013 2.  พิมพ์ ใน  search programs and files   คำว่า “ access 2013” 3. Icon Access 2013    หน้า...
เปิดสิ !!

หน่วยที่ 4 การจัดการข้อมูลด้วยคิวรี

รูปภาพ
หน่วยที่ 4 การจัดการข้อมูลด้วยคิวรี เรื่อง การจัดการข้อมูลด้วยคิวรี _________________________________________________________________                                คิวรี ( Query)    คิวรี ( Query) เป็นการกรองข้อมูลที่ต้องการจากตาราง แสดงจากฐานข้อมูลที่มีข้อมูลจำนวนมาก โดยแบ่งประเภทของคิวรี ดังนี้ 1.          คิวแบบใช้เลือกข้อมูล ( Select Query) ใช้สำหรับแสดงข้อมูลโดยดึงข้อมูลจากตารางเดียวหรือหลายตารางก็ได้ 2.          คิวรีแบบตาราง ( Crosstab Query) เป็นคิวรีที่ใช้สำหรับคำนวณและจัดโครงสร้างข้อมูลใหม่ โดยสามารถนำมาใช้ในการเปรียบเทียบและดูแนวโน้มของข้อมูลได้ เช่น แสดงยอดขายในแต่ละเดือน 3.          คิวรีพารามิเตอร์ ( Parameter Query) เป็นคิวรีที่มีการแสดงไดอะล็อกบ็อกโต้ตอบโดยการใส่ค่าพารามิเตอร์เพื่อถามข้อมูลจากผู้ใช้งาน เช่น ป้อนรหัสสมาชิก 4.  ...
เปิดสิ !!
รูปภาพ
หน่วยที่ 3 การสร้างฐานข้อมูลและการสร้างตาราง  เรื่อง การสร้างตาราง _________________________________________________________________                                ตาราง ( Table )           ตาราง ( Table) คือ องค์ประกอบหลักอย่างหนึ่งในฐานข้อมูล เป็นส่วนที่ต้องสร้างขึ้นเป็น อันดับแรก เพื่อใช้ในการเก็บข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ในฐานข้อมูล โดยในการสร้างตารางนั้นมีหลาย รูปแบบด้วยกัน ซึ่งเราสามารถจัดการกับข้อมูลในตารางเพื่อให้เกิดความสะดวกและรวดเร็วในการ ทำงานมากยิ่งขึ้นได้เช่น การเรียงลำดับข้อมูล การกรองข้อมูล และการค้นหาข้อมูล เป็นต้น ส่วนประกอบของตาราง การสร้างตาราง ขั้นตอนการสร้างตารางฐานข้อมูลมีดังนี้              1.        คลิกแท็บ Create              2.        เลือกป่ม Table Design   ...
เปิดสิ !!
รูปภาพ
หน่วยที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับฐานข้อมูล เรื่อง การทำนอร์มอลฟอร์ม (Normalization) _________________________________________________________________                                การทำนอร์มอลฟอร์ม (Normalization) การนอร์มัลไลเซซัน ( Normalization) เป็นทฤษฎีหรือกระบวนการที่ใช้ในการทำให้เอนทิตี้และแอททริบิวต์ที่ได้ออกแบบไว้มาจัดกลุ่มตารางให้ความสัมพันธ์กัน ให้อยู่ในรูปแบบที่เรียกว่า รูปแบบบรรทัดฐาน หรือ Normal Form เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้แก่ฐานข้อมูล โดยทำให้ฐานข้อมูลไม่มีความซ้ำซ้อนและไม่มีขนาดใหญ่จนเกินไป โดย การทำ “ Normalization ” มีลำดับดังนี้         1.        0NF เป็นตาราง ( Table )         2.        1 NF (First Normal Form)         3.        2 NF ( Second Normal Form )         4.     ...
เปิดสิ !!
รูปภาพ
หน่วยที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับฐานข้อมูล เรื่อง ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ _________________________________________________________________                                ความหมายของฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์        เป็นการจัดเก็บรวบรวมข้อมูลเป็นแถวและคอลัมน์ในลักษณะตารางสองมิติ ที่ประกอบด้วย แอททริบิวต์ที่แสดงคุณสมบัติขิงรีเลชั่นหนึ่งๆ ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์เป็นฐานข้อมูลซึ่งให้ภาพของข้อมูลในระดับ ภายนอก(ExternalLevel)และระดับแนวความคิด(ConceptualLevel) คําศัพท์พื้นฐานเกี่ยวกับโมเดลเชิงสัมพันธ์ 1. รีเลชัน(Relation) ประกอบด้วยแถวและคอลัมน์ของข้อมูลซึ่งเรียกได้อีกอย่างว่า ตาราง (Table) 2. ทูพเพิล(tuple) คือ แถวแต่ละแถวในตารางจะมีความหมายเหมือนกับระเบียน 3. แอททริบิวท์(attribute) คือ คอลัมน์แต่ละคอลัมน์ของตารางจะมีความหมายเหมือนกับเขตข้อมูล 4. คาร์ดินัลลิตี้(Cardinality) คือ จํานวนทูพเพิลที่มีอยู่ในรีเลชัน 5. ดีกรี(Degree) คือ จํานวนแอททริบิวท์ที่มีอยู่ในรีเลชัน เ...
เปิดสิ !!
รูปภาพ
หน่วยที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับฐานข้อมูล เรื่อง ฐานข้อมูล _________________________________________________________________                                ฐานข้อมูล ( Database ) คืออะไร            ระบบในการจัดการข้อมูลอย่างมีระเบียบ โดยใช้คอมพิวเตอร์ เพื่อจุดประสงค์ที่ชัดเจน หรือประโยชน์ทางธุรกิจ เช่นระบบลงทะเบียนนักศึกษา ระบบทะเบียนราษฎร์ เป็นต้น องค์ประกอบของฐานข้อมูล ประกอบไปด้วย 4 องค์ประกอบหลักดังนี้ 1. ข้อมูล ( Data )  จะเป็นรหัสประจำตัว ชื่อที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ พวกนี้คือข้อมูลสำหรับจัดเก็บในฐานข้อมูลของเรา 2. คอมพิวเตอร์ ( Computer )  จะเป็นแบบตั้งโต๊ะ ( Desktop ) โน้ตบุ๊ค ( Notebook ) หรือแม้แต่เน็ตบุ๊ค ( Netbook ) ก็สามารถใช้งานเก็บฐานข้อมูลได้ทั้งนั้น 3. ซอฟต์แวร์ ( Software )  พอมีคอมพิวเตอร์แล้ว อันดับถัดไปก็ต้องเป็นซอฟต์แวร์ ตัวอย่างซอฟต์แวร์ที่พวกเราคุ้นเคยได้ยินกันบ่อยๆ ก็ได้แก่  Microsoft Excel...
เปิดสิ !!
รูปภาพ
หน่วยที่ 5 การสร้างฟอร์ม เรื่อง การสร้างฟอร์ม _________________________________________________________________                                คิวการสร้างฟอร์ม 1.1 ประเภทของฟอร์ม แบ่งออกเป็น 6 ชนิด        1.  ฟอร์มสำหรับป้อนข้อมูล         2.  ฟอร์มแบบกำหนดเอง         3.  ฟอร์มแบบแผ่นตารางข้อมูล         4.  Main / Sub forms         5.  Pivot Table Forms         6.  Pivot Chart Forms  1.2 มุมมองของฟอร์ม        1.   มุมมองการออกแบบ (Design View)        2.  มุมมองเค้าโครง (Layout View)        3.  มุมมองฟอร์ม (Form View) 1.3 การสร้างฟอร์มทำได้ 3 วิธี คือ        1.  การสร้างฟอร์ม...
เปิดสิ !!
รูปภาพ
หน่วยที่ 6 การสร้างรายงาน (Report) เรื่อง การสร้างรายงาน _________________________________________________________________                                การสร้างรายงาน 1.1.     ประเภทของรายงาน  แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้ 1.             รายงานแบบตาราง ( Tabular Report) เป็นรายงานที่มีการจัดเรียงข้อมูลเหมือนตาราง ซึ่งจะเรียงฟิลด์จากซ้ายไปขวาของรายงาน โดยจะแสดงข้อมูลทุกเรคอร์ดในหนึ่งหน้ารายงาน 2.             รายงานแบบหลายคอลัมน์ ( Columnar Report)  เป็นรายงานที่แสดงข้อมูลซึ่งจะจัดเรียงฟิลด์จากบนลงล่าง โดยจะแสดงข้อมูลทีละ 1 เรคคอร์ด 3.             รายงานแบบป้ายชื่อ ( Label Report) เป็นรายงานแบบป้ายฉลากที่เรียกว่าเลเบล สำหรับติดหน้าซองต่างๆ เช่น ป้ายติดซองจดหมาย เลเบลต่างๆ ป้ายฉลากสินค้า เป็นต...
เปิดสิ !!